Verso un Futuro Ibrido: l‘Evoluzione dei Dispositivi di Stampa nell’Era Digitale

Nell’era digitale, spesso si dipinge un quadro di obsolescenza per i dispositivi di stampa. Tuttavia, la realtà è ben diversa. Le moderne stampanti e i multifunzione (MFP) si sono evoluti in strumenti intelligenti e connessi, capaci di giocare un ruolo chiave nella trasformazione digitale e nell’automazione dei flussi di lavoro aziendali.

Dati e tendenze: la stampa nell’era digitale

Secondo recenti ricerche, oltre i due terzi (69%) delle aziende che utilizzano servizi di stampa gestiti (MPS) stanno accelerando i loro percorsi di digitalizzazione. Tra coloro che non utilizzano MPS, la percentuale scende al 40%. Quasi due terzi (65%) degli IT Manager ritengono fondamentale che il fornitore di servizi di stampa sia in grado di gestire anche l’automazione dei processi aziendali.

Nonostante la spinta verso la digitalizzazione, la stampa non scomparirà. Il 46% delle aziende che stanno affrontando la digitalizzazione prevede una riduzione dei volumi di stampa entro il 2025, mentre il 38% ne prevede un aumento. Ciò dimostra che il futuro del lavoro integrerà ancora strumenti e processi cartacei.

Perché le stampanti e i multifunzione sono essenziali per la digitalizzazione?

Le aziende hanno esigenze diverse, e la necessità di documenti cartacei persiste. Trovare il giusto equilibrio tra fisico e digitale e progettare un’infrastruttura di stampa ottimizzata per la transizione è fondamentale per una strategia di digitalizzazione efficace.

I moderni MFP, come la gamma RICOH IM C, offrono un valore aggiunto elevato, ottimizzando i processi aziendali e favorendo modalità di lavoro più flessibili. Questi dispositivi connessi al cloud consentono di digitalizzare e stampare documenti in base alle esigenze, sia che si tratti di inserirli in flussi di lavoro automatizzati tramite piattaforme cloud come Office 365 e SharePoint, sia di convertire file digitali in documenti cartacei. I multifunzione Ricoh fungono da veri e propri hub per la gestione delle informazioni.

Superare il divario tra cartaceo e digitale: i vantaggi della stampa connessa al cloud

La trasformazione dei documenti cartacei in file digitali modificabili e ricercabili offre molteplici vantaggi:

  • Efficienza: La ricerca per parola chiave o frase consente di trovare rapidamente i documenti, aumentando la produttività.
  • Collaborazione: I team possono lavorare su documenti digitali da remoto, ottimizzando la comunicazione e il lavoro di squadra.
  • Precisione: La scansione e la conversione dei documenti eliminano gli errori derivanti dall’inserimento manuale dei dati.
  • Sicurezza: I file digitali possono essere archiviati e gestiti in modo più sicuro, con accesso controllato e monitorato. Le informazioni sensibili possono essere criptate o protette da password.
  • Sostenibilità: La digitalizzazione riduce il consumo di carta e l’impatto ambientale, migliorando la responsabilità sociale dell’azienda.

Nell’era digitale, la scelta del giusto fornitore di servizi di stampa gestiti (MPS) è fondamentale per ottimizzare i flussi di lavoro aziendali e massimizzare il ritorno sull’investimento. Ecco alcuni criteri chiave da considerare:

1. Esperienza nella trasformazione digitale:

  • Privilegiare fornitori con una comprovata esperienza nel supportare le aziende nel passaggio da flussi di lavoro cartacei a quelli digitali.
  • Assicurarsi che il fornitore offra consulenza strategica e best practice per l’adozione di nuovi modelli di gestione documentale e automazione dei flussi di lavoro.

2. Competenza oltre le tecnologie:

  • Scegliere un fornitore che non si limiti a fornire stampanti e MFP, ma che offra soluzioni personalizzate per ottimizzare i processi aziendali specifici.
  • Valutare la capacità del fornitore di integrare i servizi di stampa con altri sistemi IT aziendali per una maggiore efficienza.

3. Gestione esperta del cambiamento:

  • Affidarsi a un fornitore con esperienza nella gestione di cambiamenti organizzativi complessi per facilitare l’adozione delle nuove tecnologie e modalità di lavoro.
  • Richiedere referenze e case study che dimostrino la capacità del fornitore di gestire con successo implementazioni MPS in contesti simili.

4. Conoscenza approfondita del settore:

  • Selezionare un fornitore con una profonda conoscenza del settore specifico dell’azienda, per comprendere al meglio le esigenze e le sfide uniche.
  • Verificare la capacità del fornitore di adattare la propria offerta alle normative e alle best practice specifiche del settore.

5. Supporto per aziende di tutte le dimensioni:

  • Scegliere un fornitore in grado di supportare aziende di ogni dimensione, con una scalabilità flessibile per adattarsi alla crescita futura.
  • Valutare l’infrastruttura di assistenza del fornitore, assicurandosi che sia in grado di fornire un supporto rapido e competente in caso di necessità.

Ricorda che la scelta del giusto fornitore MPS è un investimento strategico per il futuro digitale della tua azienda. Dedicando tempo alla valutazione attenta di questi criteri chiave, potrai prendere una decisione informata che porterà a una maggiore efficienza, produttività e risparmio sui costi.

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